Uuden vuoden lupauksena tehokkaammat työskentelytavat ja enemmän vapaa-aikaa – Kokemukset ja opit vuoden ajalta Työskentely

Lukemalla tämän kirjoituksen huomaat, että skeptisinkin tehokkuuden parantamista kohtaan oleva henkilö ja mielestään keskimääräistä tehokkaampi työssään voi oppia todella paljon, jos vain haluaa. Jos et jaksa lukea kirjoitusta läpi, niin en syytä sinua, itsekään en olisi jaksanut vielä puolitoista vuotta sitten. Muista kuitenkin seuraavalla kerralla, kun koet, ettei sinulla ole tarpeeksi aikaa eri tehtävien hoitamiseen, niin se on vain sinusta kiinni, etkä ole halunnut nähdä edes pientä vaivaa asian korjaamiseksi.

Kiire ja stressi ovat yksi osa työelämää. Monet kokevat ne negatiiviksi asioiksi, joiden takia ei ole tarpeeksi aikaa keskittyä työtehtäviin ja tehdä niitä kunnolla. Toisille ne ovat taas yksi työelämän suola, joita ilman he eivät pystyisi saamaan mitään aikaiseksi. Itse allekirjoitan molemmat näkemykset. Pääosin pidän kiireestä ja ehkä vähän masokistisellakin tapaa kiire tuo itselleni hyvänolon tunteen. Tällöin en ole koe huonoa omatuntoa, etten tekisi tarpeeksi työtehtäviä ja, että pystyisin vielä tekemään muka enemmän.

Vuosi sitten joululomalla aloin miettiä tarkemmin kiirettä ja omia työskentelytapojani. Syksyn ja alkutalven olin ollut todella kiireinen ja mielestäni se oli pakollista, jotta sain kaikki tarvittavat työtehtävät hoidettua. Mielestäni sainkin kaikki tehtävät hoidettua loistavasti, mutta joululoman koittaessa olin melko väsynyt ja mietin tarkemmin, mitä olin saanut aikaiseksi. Mitä enemmän asiaa mietin, niin sitä paremmin tajusin, että olin saanut hyvin eri tehtäviä hoidettua, mutta olin käyttänyt niiden tekemiseen liikaa aikaa (ainakin jälkikäteen ajatellen). Pääosin siksi, etten ollut pysähtynyt miettimään, mitä tehdä ja milloin.

Vanhat työskentelytapani

Syksyn mittaan olin lukenut kirjan ja muutamia artikkeleita ajankäytön hallinnasta. Olin ottanut niistä käyttööni mielestäni hyödyllisimmät asiat ja jättänyt huomioimatta suurimman osan asioista, koska en kokenut, että voisin soveltaa niitä omassa työssäni.

Osasin mielestäni työskennellä jo tehokkaasti. Olinhan valmistunut yliopistosta tavoiteajassa ja saanut gradunikin tehtyä aikataulussa. Tosin samalla olin huomannut, että jos olisin tehnyt gradua koko ajan yhtä tehokkaasti kuin tein viimeisen kuukauden, se olisi valmistunut yli kolme kuukautta aiemmin.
Opiskelujen loppuvaiheessa olin myös oppinut suunnitelmallisuutta koulutehtävien hoitoon. Tein ne hyvissä ajoissa, enkä enää jättänyt niiden tekemistä viimeiseen iltaan ja rutistanut niitä valmiiksi juuri ennen määräaikaa. Tämän seurauksena käytin tehtävien tekoon vähän enemmän aikaa, kuin olisin aiemmin käyttänyt, mutta opin myös vähän paremmin. Tärkein hyöty oli kuitenkin, etten enää kokenut iltaisin huonoa omatuntoa, ettei voisi rauhottua, vaan pitäisi tehdä sitä sun tätä. Olin oppinut myös, että isommat tehtävät kannattaa jakaa pienempiin tehtäviin ja tavoitteisiin. Siitä oli erityisesti apua gradun teon yhteydessä. Mielestäni työskentelytapani olivat siis jo tehokkaat ja paljon keskimääräistä paremmat.

Vuosi sitten päätin silti yrittää parantaa työskentelytapojani ja välttää sitä, että koko työaika menee tulipalon sammuttamisesta toiseen. Aiemmin olin käyttänyt erilaisia to-do-listoja, jotta tiesin, mitä tulisi tehdä ja missä järjestyksessä. Nämä olivat toimineet jotenkin, muttei täydellisesti. Käytössäni oli helposti 2-3 listaa, eikä niitä ollut synkattu keskenään juuri mitenkään. Välillä huomasin myös, että tein töitä pari päivää tai melkein koko viikon pysähtymättä katsomaan to-do-listoja ja miettimään, missä järjestyksessä tehdä asioita.

Tehtävälistojen / To-do-listojen hyödyntäminen

Vuoden alusta siirryin käyttämään vain ja ainoastaan sähköistä to-do-listaa Wunderlist-työkalun avulla. Siellä jaoin tehtävät useaan eri kategoriaan: Stuff, Projects / To-do next, Follow up, Someday/maybe ja Reference. Tavoite oli, että aloittaisin jokaisen päivän käymällä läpi eri kategoriat.

Wunderlist / To-Do-List käytössä
  • Stuff -kategoriaan laitan aluksi aina kaikki tehtävät asiat. Se on paikka, jossa asiat ovat vain ylhäällä ja myöhemmin niille määritetään oikea prioriteetti. Tavoitteena on, ettei mikään tehtävä voi olla täällä yli kolmea päivää.
  • Projects / To-do next -kategoria koostuu kaikkein tärkeimmistä tehtävistä, jotka tulisi sen päivän aikana saada tehdyksi. Lajiteltuna vielä siten, että ylimpänä on kaikkein tärkein ja alimpana vähiten tärkein tehtävä.
  • Follow up -kategoriassa on tehtävät, jotka vaativat seuraamista tai sitä, että joku muu tekee jotain. Itse olen huomannut, että nämä tehtävät helpoiten unohtuvat, mutta ovat tärkeimpiä muistaa, jotta saa isompia kokonaisuuksia tehdyksi.
  • Someday / Maybe -kategoria koostuu asioista, jotka olisi mukava saada tehdyksi, muttei ole kuitenkaan kaikkein tärkeimpiä tai kiireellisimpiä. Jos Projects / to-do next -kategoriassa on ollut tehtävä yli kolme päivää ilman, että olisin tehnyt sitä, se ei selkeästikään ole kaikkein tärkein ja siirrän sen tähän kategoriaan.
  • Reference -kategoria koostuu tehtävistä, joihin voi palata jos kaikki muut tehtävät ovat tehty. Tähän kategoriaan siirrän myös tehtävät, jotka ovat olleet someday / Maybe-kategoriassa yli kahden viikon ajan ja haluan pitää ne vielä tallessa.

Wunderlistin käytöstä tuli myös erityisen toimivaa, kun yhdistin sen esimieheni kanssa sovittuihin tavoitteisiin. Tämän jälkeen pystyin seuraamaan, että teenkö tehtäviä, jotka eivät liity tavoitteisiini ja tulisiko lopettaa näiden tekeminen tai muokata tavoitteita.Täydellistä tehtävälistojani hyödyntäminen ei kuitenkaan ollut. Silmäilin niitä usein aamuisin, mutta välillä olin laiska ja aloitin työt ilman, että olisin täysin miettinyt, mitkä olisivat tärkeimpiä asioita ja missä järjestyksessä niitä tulisi tehdä. Samoin huomasin, että jotta saan listan käytön toimimaan, niin se pitää käydä läpi joka päivä. Jos olin viikonkin ilman, etten käynyt sitä läpi, niin se ei ole enää ajan tasalla ja silloin tein itselleni usein paperille kilpailevan listan. Lopputuloksena oli, että käytössä oli muutamat eri listat samaan aikaan ja mikään lista ei ollut enää oikeassa. Listan läpikäyminen päivittäin tuntuu välillä ajanhukalta ja turhauttavalta, mutta se on pakollinen paha, jotta tulee edes hetkeksi pysähdyttyä ja mietittyä olenko tekemässä mitään järkevää. Lisäksi yhtenä positiivisena puolena on myös, että nyt voin tarvittaessa käydä läpi asioita, jotka olen saanut tehtyä ja pystyn listaamaan, mitä olen saanut tehtyä esimerkiksi viime kuukauden aikana.

Ajankäytön hallinta

Tehtävälistojen hyödyntäminen oli hyvä alku tehostaa omia työskentelytapojani, muttei kertonut, kuinka paljon käytän aikaa eri tehtäviin. Joidenkin viikkojen jälkeen ihmettelenkin, mitä olen viikon aikana tehnyt, kun en ole saanut tehtyä enemmän eri tehtäviä. Olenko ollut todella epätehokas tai tehnyt tehtäviä, joita ei ole tehtävälistassani? Tämän seurauksena päätin kuukauden ajan seurata Excelin avulla, mihin käytän aikaani. Innostuin ideasta niin paljon, että päätin seurata myös vapaa-aikaani, jolloin saisin seurattua myös, että liikunko ja nukunko tarpeeksi, katsonko teeveetä liikaa ja ylipäätään mihin se aika menee. Aluksi tein tätä 30 minuutin tarkkuudella, mutta se osoittautui liian pitkäksi ajaksi, jonka jälkeen siirryin 15 minuutin tarkkuuteen. Tämän toteuttaminen vaati melko paljon aikaa ja sitä piti tehdä jatkuvasti. Jos välillä tähän tuli päivänkin tauko, niin en muistanut enää kunnolla, mitä olin tehnyt eilen ja kuinka kauan. Tästä oli kuitenkin apua ja huomasin, että vaikka joihinkin asioihin menee vähän aikaa kerralla, mutta kun niitä tekee usein viikon ajan niin ne vievätkin yllättävän  paljon aikaa. Itsestäänselvyyshän se on, mutta silti se yllätti.

Osa ajanhallinnan tuloksista

Ajanseuraus tapahtui kuitenkin enimmäkseen ”nice to know” periaatteella, enkä jaksanut jatkaa sitä kauhean pitkään. En myöskään muuttanut paljoa työskentelytapojani. Ehkä osaksi siksi, etteivät kaikki tulokset  olleet niin toivottuja, enkä oikein halunnut uskoa niitä. Etenkin vapaa-ajan ajankäytön seuraaminen osoittautui piinalliseksi ja tulokset eivät olleet toivotuttuja. Olin kuitenkin sitä mieltä, että se on vapaa-aikaani ja silloin voin olla tekemättä vaikka mitään. Ummistin silmäni pääosin siis ei halutuille tuloksille ja ne tulokset, joista olin samaa mieltä, niin niihin yritin puuttua. Ilman kuitenkaan, että olisin tarkemmin seurannut muutinko tapojani.

Kesän jälkeen päätin ottaa itseäni kunnolla niskasta kiinni ja seurata ajankäyttöäni töissä 15 minuutin tarkkuudella. Vapaa-ajan seurannasta luovuin, koska se vei liikaa aikaa ja sen analysointiin käytin eniten aikaa, enkä halunnut muuttaa sitä juurikaan.

Alkuun ajanseuranta tuntui jälleen työläältä ja ehkä vähän turhaltakin, mutta kolmen ensimmäisen viikon jälkeen huomasin jo selkeästi, etten käytä aikaani, kuten itse haluaisin ja olin luullut. Liian suuri osa ajasta meni erilaisissa kokouksissa ja itse ”työskentelylle” ei jäänyt mielestäni tarpeeksi aikaa. Lisäksi havaitsin, etten juuri käytä työaikaani siihen, että yrittäisin oppia jotain uutta ja seuraisin, mitä markkinoilla tapahtuu.
Selkeimmät irralliset havainnot olivat myös, että sähköpostin lukemiseen ja niihin vastaamisiin menee liikaa aikaa. Sekä vaikka ”työskentelen”, niin se keskeytyy jatkuvasti. Osaltaan mailien takia ja kiireellisempien asioiden hoidon takia, mutta myös sen takia, etten itse ole pystynyt keskittymään yhteen asiaan tarpeeksi kauan.

Ajankäytön kirjaaminen ylös Excelissä

Ensimmäisistä tuloksista ja opeista innostuneena asetinkin selkeät tavoitteet, miten haluan käyttää aikaani. Paljonko viikossa saa mennä aikaa kokouksiin, taukoihin, ”työskentelyyn”, uusien asioiden oppimiseen, mailien lukuun ja muuhun viestintään. Tavoitteita en seurannut orjallisesti, mutta kuitenkin viikkotasolla yritin parantaa ajankäyttöäni sekä parantaa etenkin tehokkuuttani. Noin 10 viikon jälkeen pääsin jo lähes tavoitteisiini ilman, että olisin lopettanut kokouksissa käymisen tai tehnyt muitakaan isoja muutoksia. Tein vain pieniä muutoksia, joita tuskin edes kollegani ovat huomanneet.

Ajanhallinnan seuraamisen myötä olen oppinut myös seuraavat asiat:

  • Lopeta multitasking. Keskity yhteen asiaan kerralla ja tee se valmiiksi. Se voi kerralla viedä vähän enemmän aikaa, mutta silti vähemmän, kuin tekisit sitä vähän muiden tehtäviäen lomassa. Silloin se pyörii myös mielessä koko ajan, että tuokin tehtävä pitäisi tehdä vielä loppuun.
  • Oppia, että jos haluaa saavuttaa jotain vähän enemmän, niin välillä pitää sanoa ”turhemmille” asioille ei, eikä vaan yrittää tehdä kaikki, mitä joku mainitsee tai pyytää.
  • Huomata milloin ja miten saa parhaiten asioita tehtyä. Esim. aamuisin olen tehokkaimmillani ja jos kokouksia on yli kaksi tuntia putkeen, niin sen jälkeen en pysty enää tarpeeksi keskittymään niissä käsiteltäviin asioihin.

Ajan käytön seuraamisesta on tullut lähes neljän kuukauden jälkeen jo rutiinia eikä siihen mene kauheasti aikaa, päivässä ehkä noin 5-10 minuuttia. Olen mielestäni selkeästi pystynyt parantamaan tehokkuuttani, oppimaan työskentelytapoja, jotka sopivat minulle paremmin sekä oppinut oikeasti priorisoimaan. Näitä asioita ei opeteta kouluissa ja vaikka esimerkiksi priorisointi kuulostaa yksinkertaiselta, niin se on osoittautunut yllättävän haastavaksi. Etenkin kun näkee, että minne on omaa aikaansa käyttänyt ja on jo aiemmin osannut mielestään priorisoida tekemisiään hyvin.

Tämän kirjoituksen tarkoitus ei ole nostaa itseäni jalustalle ja sanoa, että olisin nykyään erinomainen työssäni ja ajankäytössä. Tarkoitus on kannustaa sinuakin seuraamaan ajankäyttöäsi ja huomaamaan, että sitä voi helposti parantaa. Mikäs sen parempaa, kuin saada työtehtävät tehtyä lyhyemmässä ajassa, jolloin jää enemmän myös vapaa-aikaa. Itse suhtauduin alkuun tehokkuuden ja ajankäytön parantamiseen hyvin skeptisesti. Mielestäni osasin niitä jo tarpeeksi hyvin sekä koin, etten itse voi juurikaan vaikuttaa ajankäyttööni.

Vuoden kokemusten jälkeen joudun kuitenkin myöntämään, että jälleen olin väärässä. Työskentelytapani ehkä olivat keskitasoa, mutteivät todellakaan niin hyvät, mitä ne olisivat voineet olla.Ja ei, en todellakaan vielä ole mestari ajan käytössä ja tehokkuudessani. Olen useimmiten laiska, enkä jaksa tehdä ”lisätyötä” vaikka tiedän, että se todennäköisesti kannattaisi. Olen huomannut, että tehokkaimmat päiväni ovat silloin kun minulla on jo heti aamulla suora lista asioista, joita tehdä. Silti en usein päivän lopuksi jaksa, käydä kyseistä päivää läpi ja listata seuraavana päivänä tehtävät asiat. Sen sijaan teen tämän aamuisin samalla kun käyn sähköpostini läpi ja vastailen niihin. Vaikka hyvin tiedän, että tämä on se aika jolloin olisin tehokkaimmillani. Olen myös päättänyt, että luen sähköpostini vain kaksi kertaa päivän aikana ja laittanut ajat näille vielä kalenteriini muistutukseksi. Siltikin sähköpostini on usein koko ajan auki ja käyn vilkuilemassa sitä vähän väliä. Tarkoitukseni on myös, että jokaisen viikon päätteeksi kävisin sen viikon ajankäyttöni läpi ja listaisin Excellin asioita, joita olen saanut tehtyä ja asioita, jotka ovat vielä tekemättä. Sekä, mitä olen oppinut sen viikon aikana. Tämän käyminen läpi perjantai-iltapäivisin ei ole ollut kauhean houkuttelevaa ja jäänyt valitettavan usein väliin.

Eli paljon olen jo oppinut, mutta vieläkin enemmän on vielä opittavaa. Tässä kuten niin useissa muissakin asioissa, ei ole ikinä valmis. Mitkä ovat olleet sinulle parhaat tavat parantaa työskentelytapojasi ja tehokkuuttasi?


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *